Miksi ERP- tai CRM-järjestelmän integroiminen suoraan BI-työkaluun on huono idea

ERP- tai CRM-järjestelmät sisältävät paljon yritykselle tärkeää dataa, mutta usein näiden järjestelmien omat analytiikkatyökalut eivät tunnu riittäviltä datan tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tällöin aletaan pohtia esimerkiksi SAP:in tai Salesforcen kytkemistä käytössä olevaan BI-järjestelmään.
Suoraviivaiselta vaikuttava ratkaisu tuo kuitenkin mukanaan ongelmia, joista osa ilmenee käytännön työssä melko nopeasti. Osaan ongelmista törmätään vasta myöhemmässä vaiheessa niiden vaikutusten kasaannuttua salakavalasti taustalla. Seuraavassa käydään läpi hieman tarkemmin, miksi suora kytkentä BI-työkaluun (kuten Tableau, Power BI, Qlik Sense tai Looker Studio) ei ole järkevää – ja miksi moderni tietovarasto tarjoaa datalähteiden yhdistämisessä toimivimman ratkaisun.

Miksi emme yhdistäisi datalähdettä BI-työkalun connectorilla?

Suora integraatio ERP- tai CRM-järjestelmästä BI-softaan vaikuttaa selkeältä ja helpolta vaihtoehdolta mm. siksi, että BI-järjestelmissä on yleensä tarjolla tähän tarkoitukseen valmiita connectoreita. Yhdistäminen näyttää onnistuvan varsin näppärästi, mutta tuodun datan käsittely ja erilaisten raporttien luominen ja käyttäminen ei sujukaan yhtä jouhevasti.

Eri käyttöjärjestelmät ja ohjelmointikielet käsittelevät dataa eri tavoin, minkä vuoksi samakin tieto, esimerkiksi päivämäärä, saattaa olla eri järjestelmissä eri muodossa. Datalähteen tieto siirtyy BI-järjestelmään tauluissa, jotka harvoin ovat optimaalisessa muodossa raportointitarpeen näkökulmasta. Kaikkia tarvittavia kenttiä ei ehkä edes saada tuotua BI-työkaluun. Tietoa tuodaan silti valtavia määriä, koska data ei ole aggregoitua. Lähdejärjestelmän virhetilanteet tuovat raportteihin väärää tietoa tai tietoja ei välttämättä saada lainkaan.

Valmiilla connectorilla toteutetussa mallissa raportoinnin logiikka tapahtuu enimmäkseen BI-softan sisällä, mikä aiheuttaa hitautta raporttien latautumiseen. Pahimmillaan BI-järjestelmään rakentuu vaikeasti validoitava tietomalli, jonka kehittäminen on vaikeaa ja virhealtista. Kehitystoiveissa on usein yhden järjestelmän datan yhdistäminen muualta tulevaan dataan, mutta yhtä usein tämä osoittautuu erittäin työlääksi tai jopa mahdottomaksi toteuttaa. Pettymyksiä on tiedossa myös, kun sisäisen raportoinnin lisäksi dataa haluttaisiin hyödyntää muualla – esimerkkinä kassadatan yhdistäminen digitaalisen markkinoinnin dataan ja käyttäminen markkinointiautomaatiossa.

Sensitiivinen data on oma ongelma-alueensa ERP/CRM-järjestelmän ja BI:n suorassa integraatiossa. Esimerkiksi henkilötietojen suodattaminen on tässä mallissa haasteellista. Suodattamisen vaikeus muodostaa todellisen ongelman myös mm. asiakkaille tai toimittajille raportoinnissa. Tällöin vaaditaan käytännössä aina sataprosenttista varmuutta siitä, että raportin taustalla ei ole muiden asiakkaiden tietoja tai muuta dataa jota ei haluta jakaa talon ulkopuolelle.

Vältämmekö ongelmat jos teetämme järjestelmäintegraation räätälöitynä?

Koska yrityksissä nähdään usein että ERP- tai CRM-järjestelmän yhdistäminen BI-työkaluun on tarpeellista ja tärkeää, saatetaan toteutuksessa satsata räätälöityyn ratkaisuun. Monet aiemmin mainitut suoran kytkennän ongelmat eivät kuitenkaan tällä ratkea. Lisäksi valitettavan yleinen ongelma on, että haku lähdejärjestelmän tietokannasta hidastaa järjestelmän käyttöä merkittävästi. Yhteys saattaa toimia epävakaasti ja aiheuttaa katkoksia raportointiin.

Räätälöidessä on haasteellista määritellä missä muodossa ja kuinka paljon dataa lähdejärjestelmästä tulisi viedä raportointiin. Helposti päädytään viemään tietoja liian tarkalla tasolla eli aivan turhan paljon dataa käytännön sujuvan raportoinnin kannalta. Kun dataa siirtyy aina paljon, kaikista raporteista tulee massiivisia, vaikka suurimmassa osassa raporteista tarvittaisiin vain hyvin pieni määrä tietoa. Esimerkiksi reaaliaikaisesti päivittyvä päivämyynnin raportti saattaa sisältää kuittirivitason datan monelta vuodelta. Sama malli joutuu palvelemaan monenlaisia raportointitarpeita, ja BI-työkaluun rakentuu monimutkainen tietomallirakenne, jota on vaikea hallita ja kehittää.

Raportoinnin tarpeet ovat loppujen lopuksi harvoin juuri niitä, joiksi ne ensimmäisen projektin alussa kuvitellaan. Räätälöity yhteys tuo BI-työkaluun ainoastaan määritellyt tiedot ja vain määritellyssä muodossa, joten yllättävän nopeasti voidaan päätyä tilanteeseen, jossa yhteyttä olisi tarvetta kehittää. Tähän tarvitaan yleensä softan toimittajan osaamista – ja jatkokehitys tietenkin maksaa. Se saattaa myös kestää epämukavan kauan. Jo pelkästään virheiden korjaus vaatii useimmiten apua alkuperäisen yhteyden rakentajalta ja korjausten viivästymisellä voi olla raskaitakin vaikutuksia liiketoiminnalle.

Entä jos haluaisimme yhdistää useamman datalähteen suoraan BI-järjestelmäämme?

Useamman tietolähteen yhdistäminen on pääsääntöisesti yrityksille erittäin hyödyllistä, kun liiketoimintaa halutaan kehittää ja tehostaa. Esimerkiksi markkinoinnin toimenpiteitä varten on tarpeen yhdistellä dataa paitsi markkinoinnin puolelta kuten somesta ja uutiskirjeistä, myös tuotannosta, katteista, myynnistä, ostokäyttäytymisestä, asiakastyytyväisyydestä jne. Talousdatan raportointi jää hyvin toteavalle tasolle, jos sitä ei samaan aikaan suhteuteta operatiiviseen dataan, esimerkkinä vaikkapa asiakaskohtaisen laskutuksen seuranta. On tyypillistä, että yrityksen resurssit ja niiden kysyntä nähdään eri lähdejärjestelmistä. Jos tietoa ei yhdistellä vaan se on siiloitunut eri raporteille, tärkeitä korrelaatioita voi jäädä oivaltamatta ja raporteista saatava hyöty paljon potentiaaliaan pienemmäksi.

Tiedon yhdistäminen eri lähteistä on siis järkevää ja tarpeellista, mutta ei ole samantekevää, miten tämä toteutetaan. Useamman tietolähteen yhdistely suoraan BI-softaan on hyvin haastava yhtälö. Integraatioiden rakentaminen ja validointi on vaikeaa. Dataa ja laskentalogiikkaa tulee useamman lähteen myötä entistäkin enemmän ja raporteista hitaita. Kun BI-järjestelmään rakennetusta tietomallista tulee monimutkainen jo yhden suoran integraation kanssa, useita lähteitä yhdistettäessä mallin kompleksisuus ja sen myötä hankaluudet moninkertaistuvat. On pakko todeta, että suora kytkentä eri lähdejärjestelmien ja BI-työkalun välillä on pidemmän päälle kaikkea muuta kuin ihanteellinen ratkaisu.

Mitä hyötyjä saamme, jos viemme kaiken datamme BI-työkaluun tietovaraston kautta?

Käyttämällä datalähteiden yhdistämisessä modernia tietovarastoa taklataan käytännössä kaikki suoraan integraatioon liittyvät ongelmat. Suurimpia hyötyjä on yhteyden ja raportoinnin toimintavarmuus, sillä hyvin tehdyt perustukset pitävät talon pystyssä. Raportit eivät hidastele eikä myöskään lähdejärjestelmiä kuormiteta ja hidasteta datahauilla. Lisäksi tietovaraston antama joustavuus ja kehitysmahdollisuudet ovat aivan toista luokkaa kuin suorassa integraatiossa.

Tietovaraston avulla BI-raporttien luominen ja kehittäminen on nopeampaa, uusia näkökulmia voidaan kokeilla helpommin ja yllättäen ilmeneviin tarpeisiin vastata paremmin. QuickBI:n asiakas Fysios tarjoaa hyvän esimerkin: koronaviruspandemian alettua Fysioksella pystyttiin uusien raporttien avulla seuraamaan tilannetta päivätasolla ihan reaaliaikaisesti. Näiden tietojen pohjalta mukautettiin liiketoimintaa, saatiin kohdennettua säästöjä ja resursseja oikeisiin paikkoihin ja saavutettiin kilpailuetua vaikeassa tilanteessa.

Tietovarastotuotetta käyttämällä uusien datalähteiden tuominen raportointiin onnistuu huomattavasti ketterämmin kuin suoria integraatioita tekemällä. Esimerkiksi Kiho Oy:llä katsottiin hyödylliseksi tuoda raportointiin myös tuotekehityksen dataa Githubista, ja QuickBIn tietovarastoratkaisun avulla tämän integraation toteutus kävi rutiinilla.

Moderni tietovarasto mahdollistaa datan monipuolisen käytön. Eri käyttäjille voidaan suunnitella selkeät ja helppokäyttöiset raportit, jotka sisältävät juuri heidän tarvitsemansa tiedot siinä muodossa kuin he ne tarvitsevat. Tietojen käyttöoikeudet pystytään rajaamaan tarkasti ja kullekin käyttäjälle relevantisti. Dataa on helppo viedä mihin tahansa halutaankin: palkanlaskentaan, laskutukseen, markkinoinnin automaatioihin, myyjille asiakaskontaktointia varten… Dataa pystytään myös jakamaan hallitusti ulkopuolelle, esimerkiksi asiakkaille tai alihankkijoille, rajaten ja suodattaen pois halutut tiedot.

Tietovarastoratkaisun merkittävänä hyötynä on lopuksi mainittava vielä datan läpinäkyvyys ja jäljitettävyys. Toisin kuin yhdistettäessä datalähteitä suoraan BI-työkaluun, tietovaraston datan voidaan luottaa olevan ajantasaista ja validia. Se on ns. single source of truth – dataa jota kaikki organisaatiossa voivat turvallisesti käyttää johtopäätöstensä ja päätöksentekonsa pohjana.