MTK – ulkoisen datan hyödyntäminen tutkimuksessa ja kehityksessä

QuickBI ja MTK ovat tehneet tiivistä yhteistyötä vuodesta 2022 saakka automatisoidakseen ulkoisen datan tuomista raportointiin ja sen jatkokäsittelyä. Tavoitteena on helpottaa ja tehostaa edunvalvonnan kannalta kriittistä työtä: suurten datamäärien seuraamista ja analysointia. Ajankäytön painopiste halutaan siirtää rutiininomaisesta manuaalisesta työstä aitoon tutkimukseen ja kehitykseen.

Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK on maanviljelijöiden, metsänomistajien ja maaseutuyrittäjien etujärjestö. MTK-ryhmään kuuluvat myös Viestimedia Oy (mm. Maaseudun tulevaisuus -lehti) ja Maanomistajien Arviointikeskus Oy. MTK:n tärkein tehtävä on edunvalvonta niin kansainvälisellä, kansallisella kuin alueellisella tasolla. Pystyäkseen vaikuttamaan mm. poliittisiin päätöksiin MTK tarvitsee luotettavaa dataa ja tilastotietoa. Myös jäsenille pyritään tarjoamaan sellaista tietoa, jonka avulla he voivat itse helpommin tehdä esimerkiksi myyntiä tai tuotantoa koskevia päätöksiä.

QuickBI keskusteli MTK:n metsälinjan tutkimuspäällikön Kalle Karttusen kanssa vuoden mittaan tehdystä yhteistyöstä ulkoisen datan käsittelyn automatisoimisprojektissa. Karttusen työ keskittyy puumarkkinoiden analysointiin ja tutkimukseen. Pohja sille tulee maailmanmarkkinoista, ns. johdetusta kysynnästä, joka heijastuu suoraan myös Suomen puumarkkinoihin. Ulkoisen datan hyödyntäminen on siis käytännössä välttämätöntä raportoinnin ja edunvalvonnan kannalta.

Ennen QuickBI:tä – tarve automatisoinnille

Ennen kuin yhteistyö QuickBI:n kanssa alkoi, MTK oli kyllä ottanut käyttöön kattavan BI-järjestelmän Tableau’n, mutta sen hyödyntäminen oli heikkoa. Tietoa haettiin useista eri lähteistä ja näpyteltiin Exceleihin edelleen ihan käsityönä. Oli selvää, että automatisoinnille oli suuri tarve.

Exceleitä oli raportoinnissa runsaasti, osittain linkitettyinä keskenään. Niiden pohjalta oli tehty PowerPoint-tiedostoihin tuloskäyriä. Raakadataa haettiin Luonnonvarakeskukselta (Luke) ja joistain maksullisista lähteistä manuaalisesti ja sitä muokattiin Alteryx-ohjelmiston avulla, mutta tämän työkalun kanssa ei tultu aivan sinuiksi. Suurin osa työstä tehtiin käsin Excelissä ja PowerPointissa. Koska uutta käsiteltävää tietoa tulee viikoittain useasta eri lähteestä, työ oli hyvin hidasta.

MTK:n keskeinen tavoite on päästä lukujen kokoamisesta ja jakelusta edunvalvontaan. Mitä enemmän aikaa pystytään vapauttamaan muuhun, sitä enemmän voidaan keskittyä MTK:n varsinaiseen tehtävään; edunvalvontaan liittyviin asioihin. Kalle Karttunen ei näe järkevänä, että hänen tai kenenkään muunkaan aikaa käytetään sellaiseen työhön, joka olisi automatisoitavissa. Karttunen on ajanpuutteen vuoksi joutunut jo lopettamaan sellaista seurantaa, josta ei koe olevan metsänomistajille merkittävää hyötyä. On mietittävä, mihin ponnistelut kannattaa keskittää.

Edunvalvonnan kannalta olisi esimerkiksi tärkeää, että kenttäpäälliköt, asiantuntijat ja muut käyttäjät voisivat kukin itse pureutua omaan alueelliseen dataansa. Tällaisiin alueellisen tason analyyseihin ei kuitenkaan ole mahdollista päästä ilman automatisointia. Sellaista määrää PowerPoint-sivuja ei yksinkertaisesti pystytä tuottamaan ja pitämään ajan tasalla. Tässä on nähtävissä valitettavan tuttu kuvio: jos prosessi sisältää paljon manuaalista työtä, niin yleensä tarkempi asioihin porautuminen ja syvempi analyysi jää tekemättä.

Karttunen toteaa myös, että pelkkien tilastokäppyröiden näyttäminen ei ole lainkaan niin käyttäjäystävällistä eikä hyödyllistä kuin se, että tarjolla on esimerkiksi kartta tai valikoita, joista pääsee tutkimaan lisäulottuvuuksia.

Yhteistyön käynnistyminen

Kun MTK:lla todettiin, että datan käsittelyn automatisointiin olisi nyt lähdettävä panostamaan tosissaan, he toteuttivat kokeilun vuodelle 2022. MTK tarjosi POC-kokeilua muutamille yrityksille, joista QuickBIn kanssa jatkettiin käytännön toteuttamiseen.

Toimeksiantojen tarkemmat määrittelyt olivat Karttusen vastuulla ja tuottivat aluksi jonkin verran vaikeuksia, mutta hän kertoo huomanneensa yhteistyön edetessä QuickBI:n ymmärtävän ja osaavan toteuttaa toivotut asiat hyvinkin nopeasti. Hyvä lähtökohta työlle saatiin, kun päätettiin että raportit toteutetaan samalla visuaalisella tyylillä kuin aiemmissa PowerPoint-dioissa, mm. että samaan näkymään yhdistetään mielellään useampia asioita. Erityisen tärkeitä elementtejä olivat karttakuvaajat, joiden kautta päästään nyt porautumaan alueellisiin tietoihin.

Konkreettista apua päätöksentekoon

MTK:n Metsänomistajat-linja julkaisee nettisivuillaan jäsenille ja omaan asiantuntijakäyttöön oikeastaan pitkälti samaa tietoa mitä on julkisesti saatavilla eli erityisesti Luonnonvarakeskuksen puukaupan hinta-aineistoja. QuickBI:n myötä tietoa on nyt kuitenkin saatu jalostettua ja muotoiltua huomattavasti käyttäjäystävällisempään muotoon. Parannukset näkyvät selkeästi:

• Alueelliset tiedot. Käyttäjä näkee nyt karttaa klikkaamalla oman alueensa kehityksen, mikä ei aiemmin ollut mahdollista. Tämä on erittäin hyödyllistä aluepäälliköille, metsänhoitoyhdistyksille ja suoraan metsänomistajillekin.
• Kattavammat tiedot. Esimerkiksi teollisuuspuun kuukausitilastoinnit kattavat nyt hyvin laajasti erilaisia asioita ja dimensioita. Aiemmat manuaalisesti koostetut viikkotilastot eivät olleet läheskään yhtä kattavia.
• Yhdistäminen ja vertailu. Raporteissa on nyt pystytty yhdistämään useampi asia samaan kuvaajaan, jolloin on helpompi nähdä niiden suhteita toisiinsa ja tehdä vertailua, analysointia ja päätelmiä.

Ulkoisen datan käyttö tehokkaaksi

MTK:n tutkimus ja raportointi pohjaa vahvasti ulkoisen datan käyttöön, ja tärkein lähde heille on Luonnonvarakeskuksen tarjoama aineisto. Lukella on paljon myös yhteenvetoaineistoa jota he itse hakevat ulkopuolelta, ja tällainen aineisto on MTK:lle hyvin käyttökelpoista myös datan käsittelyä automatisoidessa.

Lisäksi MTK ostaa tiettyjä indeksejä metsäalan markkinoista. Suomen tullin tilastoista haetaan ja näppäillään raportteihin tietoja edelleenkin käsin; tässä Karttunen tunnistaa jälleen kohteen jossa olisi hyödyllistä tehdä automatisointia. Iso mahdollisuus hänestä olisivat myös monimuotoisuus–hiilijalanjälkiasiat, joiden analysointiin ei tällä hetkellä resursseja juuri löydy.

”Sellaista tietoa on valtavasti mitä meidän pitäisi saada tiettyyn muotoon, jotta pystyisimme näkemään miten asiat oikeasti ovat ja tekemään päätöksiä. Meillä on esimerkiksi asiantuntijoita, jotka tuntevat omaa alaansa hyvin syvällisesti edunvalvonnan kannalta, mutta kun aletaan puhumaan määristä ja miten asiat kehittyvät, tarvittaisiin selkeää tietopohjaa, esimerkiksi paikkatietoa tai muuta tilastollista tietoa,” Karttunen miettii.

QuickBI osoittaa palveluillaan että suurenkin asiamäärän seuraaminen ja analysoiminen onnistuu ilman analyytikkojen armeijaa, kun oikeanlainen raportti rakennetaan kerran ja sen jälkeen automatisoidaan.

Synergiaa ja säästöjä

Työskentely ja kanssakäyminen QuickBI:n kanssa on Karttusesta ollut helppoa ja mukavaa, vaikka toimeksiantojen määrittely on toisinaan tuntunutkin vaikealta. Alussa asioiden miettimiseen ja muotoilemiseen meni pidemmän aikaa, ja palavereitakin pidettiin viikoittain jopa useampia. Karttunen pitää tärkeänä, että tässä vaiheessa kaikki tarvittava aika otetaan ja maali pidetään mielessä, sillä lopputuloksen kannalta se ehdottomasti kannattaa.

Karttunen huomauttaa, että tällaisen hankkeen budjetoinnissa yritysten kannattaisi huomioida myös synergiaedut. MTK:lla huomattiin synergiaetuja jo näiden ensimmäisten kuukausien aikana. Esimerkiksi samaan konserniin kuuluvia toimijoita voitiin auttaa samoissa ongelmissa ja näin saavuttaa säästöjä.

Raportoinnin kehittäminen on projektin edetessä kustannustehokkaampaa. Infran pystyttäminen ja ensimmäisten raporttien rakentaminen vaatii eniten aikaa ja resursseja, sen jälkeen työ helpottuu ja nopeutuu. MTK:lla saadaan konkreettista säästöä lähiaikoina, kun voidaan luopua viikkodatan käsittelyssä käytetystä Alteryx-ohjelmistosta.

Suurimpia hyötyjä on ilman muuta se, että kaikilla, joiden työhön sisältyy tietojen keräämistä ja analysoimista, säästyy merkittävästi aikaa. Suuren arvon voi antaa myös sille, että oikea-aikaiseen ja relevanttiin tietoon pääsevät helpommin käsiksi kaikki, jotka sitä tarvitsevat.

Onnistuneesta projektista hyvää pohjaa jatkolle

Karttunen voi suositella QuickBI:tä palveluntarjoajana, sillä yhteistyössä kaikki on sujunut hyvin. Hänen mukaansa yhdeksi erittäin onnistuneeksi ratkaisuksi osoittautui se, että MTK:n verkkosivuilla julkaistiin vasta viimeistellyt raporttinäkymät. Hän uskoo sen vaikuttaneen ratkaisevasti siihen, että toteutuksen mahdollisuudet nähtiin ja asiasta innostuttiin. Nyt onkin päätetty, että tulevina vuosina koko MTK:ssa panostetaan datan tehokkaaseen käsittelyyn ja markkinaseurantaan.

”Olemme todella tyytyväisiä. Se suurin voitto ja läpimurto minusta on, että tämä projekti on jo lähtenyt leviämään ja tähän on tulossa jatkuvuutta… Että pystymme viemään tämän nykyaikaisen toimintatavan laajasti koko kentän hyötykäyttöön.”

Karttunen toivookin, että tiivis yhteistyö jatkuu. MTK:n tutkimus- ja kehityspuolesta vastaavana Karttunen näkee tiedon määrän vain lisääntyvän tulevaisuudessa ja toteaa, että automatisointiin on lähdettävä nyt – muutoin edunvalvonnan nykyaikainen kehityslähtöinen toteutus voi vaarantua. Sitä ei voida tehdä vain ”tuntumalla”, tieto on se mikä ratkaisee.