Kiho – eri järjestelmien data nyt yhdessä paikassa

QuickBI:n asiakas Kiho Oy käyttää QuickBI:n työkaluja yhtiön kokonaisvaltaiseen tiedolla johtamiseen. Lue alta tai katso videolta, kuinka Kiholla hyödynnetään dataa eri järjestelmistä ja kuinka parempi raportointi säästää aikaa, sekä parantaa viestintää eri sidosryhmien kanssa.

Antti Koponen on Kiho Oy:n perustaja ja työskentelee yhtiölle kehitysjohtajan nimikkeellä. Hänen päätehtävänään on kehittää Kihon järjestelmiä, lisäksi hän toimii kumppanuuksien parissa.

Kiho Oy:n tuote on moderni kenttätyöjohtamisen järjestelmä, jolla voidaan hallinnoida kentällä työskenteleviä ihmisiä. Asiakkaat ovat enimmäkseen yrityksiä, joilla on käytössään suuria koneita, eli mm. maansiirto-, kiinteistöhuolto- ja metsänhoitoalalla toimivia yhtiöitä.

Lähtökohdat ja yhteistyön käynnistyminen

Yhteistyö Kihon ja QuickBI:n välillä alkoi alkuvuodesta 2022, haastattelun aikaan tekemisissä oltiin siis oltu puolisen vuotta.

Ennen yhteistyön aloittamista Kiholla pohdittiin, miten QuickBI saisi tuotua kaiken datan yhteen paikkaan, kun järjestelmiä ja rajapintoja oli niin monia. Myös se arvelutti, saataisiinko integroitu data visualisoitua sitten vielä sellaiseen muotoon, että siitä olisi helposti ymmärrettävää ja käyttökelpoista hyötyä Kiholle. Koponen toteaa, että näiden asioiden jännittäminen osoittautui turhaksi, QuickBI sai tuotua ja yhdistettyä kaiken tarvittavan datan helposti.

Kun projektia käynnisteltiin Kiholla, yritykselle oli juuri tulossa pääomasijoitus ja kovan kasvuvauhdin takia raportointia oli tarpeen muutenkin kehittää. Kun data ja raportit olivat hajallaan eri järjestelmissä, kokonaisnäkökanta asioihin jäi puuttumaan. Kiholla kaivattiin mm. asiakasdatan yhdistämistä muihin järjestelmiin ja toimialatietojen yhdistämistä taloushallinnon raportointiin.

Tavallaan projekti ja selvittelyt olivat alkaneet Kiholla jo noin vuosi ennen tätä haastattelua, mutta päätöksen tekemiseen meni pitkä aika. Koponen kuvailee että heillä oli tunne, ettei oltu valmiita. Kun päätös sitten tehtiin, varsinainen työ lähti nopeasti käyntiin.

Kaikki data yhdessä paikassa

QuickBI toi Kihon raportoinnin eri osat yhtenäiseen näkymään, johon kootaan nyt myynnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun dataa, käyttöönoton dataa ja mm. asennuksien läpimenoajat. Lisäksi SaaS-bisneksenä Kihon on tärkeä pystyä seuraamaan samasta paikasta myös vuosilaskutuksen kasvua. Dataa tuodaan yrityksen oman Kiho-järjestelmän lisäksi mm. Salesforcesta, Netvisorista, Google Analyticsistä, GitHubista ja erillisistä Excel-tiedostoista. Koko yrityksen kaikki data on nyt siis hyvin kattavasti samassa järjestelmässä.

Koponen kertoo, että uuden tietolähteen tuominen raportointiin on Kihon näkökulmasta ollut todella vaivatonta. Kun Kiho on ilmoittanut mistä dataa pitäisi tuoda, QuickBI on hoitanut integraation ja uusi datalähde on saatu nopeasti käyttöön.

Säästöjä ja sujuvuutta

Koposen mukaan QuickBI:n käyttö on vähentänyt manuaalista työtä merkittävästi. Aiemmin raportteja on koottu käsin yhdistelemällä monesta lähteestä, kun taas tällä hetkellä järjestelmästä saadaan ulos kullekin käyttäjälle koottu raportti, jossa on juuri se näkymä ja tiedot jotka henkilö tarvitsee.

QuickBI:n käyttöönotto ei vaatinut suuria alkuinvestointeja, ja ne on oikeastaan saatu jo takaisin säästettynä ajankäyttönä. Esimerkiksi toimitusjohtajan aikaa kului aiemmin paljon pelkästään raporttien koostamiseen.

QuickBI:n rakentaman raportoinnin avulla on pystytty antamaan myös pääomasijoittajalle reaaliaikainen näkymä myynnin kehitykseen ja muihin tunnuslukuihin. Aiemmin Kiholla koostettiin näitä raportteja ”sieltä ja täältä”. QuickBI:n kanssa kehitettiin koko raporttimallia siten, että se vastaa sijoittajan vaatimuksia.

Kihon suosittelut QuickBI:lle

Koponen suosittelisi QuickBI:tä yrityksille, joilla työskentelee jo useampia henkilöitä, ja uskoo hieman isomman, kasvuvaiheessa olevan yhtiön hyötyvän QuickBI:n käytöstä eniten. ”Kihon kokoisella yrityksellä alkaa olemaan se tilanne, että on pakko pystyä reaaliaikaisesti raportoimaan monesta lähteestä. Varsinkin silloin, jos halutaan kehittää yhtiötä ja nähdä, mitkä investoinnit hyödyttävät ja mitkä eivät.”