QuickBI

Data Studio

Data Studio – näppärä ilmainen BI-työkalu Googlelta

Google Data Studio on verkkoselaimen kautta käytettävä työkalu datan visualisointiin, raportointiin ja analysointiin. Google lanseerasi Data Studion vuoden 2016 alkupuolella osana maksullista Google Analytics 360 suitea, mutta ilmaisversio julkaistiin pian tämän jälkeen. Julkaisun jälkeen sovellus on noussut laajalti käytettyjen BI-järjestelmien joukkoon ja Google on vuosittain kehittänyt ohjelmaa mm. lisäämällä toiminnallisuuksia.

Google Data Studio logo

Data Studio on yksi Googlen Marketing Platformiin kuuluvista ohjelmista. Sitä käytetäänkin hyvin yleisesti nimenomaan markkinoinnin datan käsittelyyn ja esittämiseen. Sen lisäksi että Data Studio on ilmainen, myös helppokäyttöisyys, visuaalisuus ja yhteentoimivuus Googlen muiden tuotteiden kanssa madaltavat kynnystä sen hyödyntämiseen. Toisaalta Data Studio ei ominaisuuksiltaan ole aivan yhtä järeä ja monipuolinen työkalu kuin esimerkiksi Tableau, Qlik Sense tai Microsoftin Power BI.

Google Data Studio – ominaisuuksia

Datalähteiden yhdistäminen

Googlen omat tuotteet, kuten Analytics, Search Console, Google Ads ja YouTube on melko suoraviivaista tuoda Data Studion raportoinnin piiriin. Yhtä sutjakkaasti onnistuu yhdistäminen Googlen BigQuery-tietovarastoon ja Sheets-laskentataulukoihin. Lisäksi Data Studio tarjoaa valmiin connectorin MySQL- ja PostgreSQL-tietokannoille. Google Sheetsin kautta dataa saadaan tuotua muistakin lähteistä, mutta suurempien datamäärien kanssa tulee vastaan käytännön ongelmia.

Kolmannen osapuolen tekemien integraatioiden avulla Data Studion raportointiin saadaan mukaan lähes mitä tahansa dataa joka katsotaan tarpeelliseksi. Yleisimpiä erillisten connectorien kautta tuotavia markkinoinnin datalähteitä ovat sosiaalisen median alustat Facebook, Instagram ja LinkedIn, mainonnanhallintatyökalut kuten Adform sekä CRM- ja automaatiojärjestelmät, esimerkiksi HubSpot ja Salesforce. Dataa halutaan usein tuoda myös esimerkiksi taloushallinnon, työajanseurannan, tuotehallinnan ja -kehityksen sekä asiakaspalvelun puolelta.

QuickBI:llä on valmiit integraatiot useimpiin järjestelmiin, joiden dataa tyypillisesti kaivataan raportteihin. Vaikka connectoria ei olisikaan vielä valmiina, sellainen pystytään rakentamaan lähes mihin tahansa datalähteeseen. QuickBI suosittelee toteuttamaan dataintegraatiot tietovaraston avulla – painavat syyt tähän voit lukea blogistamme. BigQuery-tietovarasto sopii erityisen hyvin Data Studion pariksi. Google-tuotteiden synergia tekee näistä helposti käyttöön otettavan ja tehokkaan yhdistelmän tiedon keräämiseen, varastointiin ja analysointiin.

Valmiit integraatiot:

  • Google Analytics
  • Google Search Console
  • Google Ads
  • Google Search Ads 360
  • Google Display & Video 360
  • YouTube
  • Google Sheets
  • Google BigQuery
  • MySQL-tietokannat
  • PostgreSQL-tietokannat

Integraatiot QuickBI:ltä mm.:

  • Facebook & Instagram
  • LinkedIn
  • HubSpot
  • Salesforce
  • Shopify
  • Custobar
  • Lemonsoft
  • Netvisor
  • Zendesk
  • jne. – ks. lisää: dataintegraatiot

Helppokäyttöisyys

Data Studio on suunniteltu niin ”tavallisen” käyttäjän – vaikkapa markkinointiassistentin – kuin hieman vaativammankin bisnesanalyytikon työkaluksi. Käytettävissä olevista ominaisuuksista saa eniten irti käyttäjä, jolla on hyvä ymmärrys liiketoiminnan analytiikasta ja ripaus teknisempää ymmärrystä. Varsinaisia koodaustaitoja ei tarvita Data Studion käyttöön sen jälkeen kun tarvittavat dataintegraatiot on rakennettu.

Dashboardien ja raporttien luominen Data Studiossa on suhteellisen helppoa ja intuitiivista. Visualisoinnit rakennetaan valitsemalla haluttu esitysmuoto valmiista kaaviomalleista ja halutut metriikat datalähteen kentistä. Taulukoihin ja kaavioihin saa asetettua interaktiivisia säätöjä ja suodattimia. Yleensä raportteihin lisätään ainakin mahdollisuus ajanjakson muuttamiseen, ja esimerkiksi maantieteellisen rajaamisen tai kanavien erottelun mahdollisuus päästää raportin katselijan parilla klikkauksella tutkimaan ja tulkitsemaan dataa eri näkökulmista.

Visualisoinnit

Data Studio toimii suurelta osin näppärällä drag-and-drop -menetelmällä, joten sillä saa helposti luotua selkeitä ja näyttäviäkin visualisointeja. Kaaviot asettuvat siististi taustaruudukkoon (snap-to-grid). Dashboardien ulkonäkö muistuttaa hieman PowerPoint-dioja, ja raportit voivat olla yhtä hyvin yhden sivun esityksiä kuin useamman sivun kokonaisuuksia.

Pylväs-, viiva- ja ympyrädiagrammien ja muiden mm. Excelistä tuttujen peruskaavioiden lisäksi Data Studio tarjoaa visualisointeihin esimerkiksi Gauge-, waterfall– ja candlestick-tyyppisiä vaihtoehtoja. Google on saanut myös kumppaneiltaan Data Studion käyttöön erilaisia kaavio- ja raporttipohjia, joista hyvin käyttökelpoisina mainittakoon Gantt Chart projekti- tai kampanjasuunnitelman esittämiseen ja funnel chart myynti/markkinointisuppilon kuvaamiseen.

Datan käsittely

Alunperin Data Studiossa ei pystynyt määrittelemään relaatioita eri datalähteiden välille lainkaan. Data blending -toiminnallisuus yhdellä liitostyypillä (left outer join) julkaistiin vuonna 2018, ja helmikuusta 2022 lähtien useamman lähteen yhdistämisessä on ollut mahdollista käyttää useita erilaisia liitosehtoja. Yhteen kaavioon saa yhdistettyä enintään viiden tietolähteen dataa, ja esimerkiksi jokainen Google Sheet -tiedosto lasketaan omaksi lähteekseen.

Tällä hetkellä dataa on mahdollista valmistella muuttamalla yhdistämissääntöjä, poistamalla sarakkeita käytöstä, luomalla mukautettuja kenttiä ja nimeällä niitä uudelleen jne. Suodattimia ja segmentointia voi rakentaa ja määrittää raportteihin ja dashboardeihin oletusasetuksiksi. Sen lisäksi raporttia tutkivalle voi antaa mahdollisuuden tehdä omia suodatuksia ja rajauksia ja näin analysoida raporttiin tuotua dataa useasta eri näkökulmasta.

Data Studio ei toistaiseksi tarjoa edistyneitä mallinnusominaisuuksia tai what if -tyyppisiä analyyseja. Sen analytiikkaa ei ole kehitetty käyttämään hyväkseen koneoppimista tai tekoälyä.

Jakaminen ja yhteiskäyttö

Raporttien jakamisen helppous on yksi Data Studion vahvuuksista. Jakaminen tapahtuu pitkälti samalla tavoin kuin Google Drive -dokumenttien jakaminen. Halutuille henkilöille annetaan oikeudet katsella tai muokata dashboardia/raporttia, ja heille jaetaan linkki tai lähetetään kutsu sähköpostitse. Koska raportti sijaitsee verkossa ja data päivittyy jatkuvasti, käyttäjä saa aina eteensä reaaliaikaiset tiedot. Muut käytetyimmät BI-työkalut eivät pysty tarjoamaan yhtä näppärää ominaisuutta jakaa kehitteillä olevaa dashboardia tai raporttia useamman käyttäjän samanaikaiseen työstämiseen.

Googlen tuotekehityksen tuloksena raportit on nykyään mahdollista ladata myös pdf-muodossa. Niiden automaattinen, ajastettu jakelu sähköpostitse on myös uudehko ominaisuus, jota osa käyttäjistä ehtikin jo pidempään kaivata.

Google Data Studion Share-toiminnallisuudet.

Upotukset

Data Studion raporttien upottaminen verkkosivuille ja muihin HTML-pohjaisiin sovelluksiin onnistuu iframen avulla. Raportin näkyvyysasetukset tehdään Data Studion puolella – julkisiksi määritellyt raportit näkyvät upotettunakin kaikille, kun taas tietyille henkilöille, ryhmille tai domaineille määritellyt näkyvät vain kyseisille tahoille. Näiden käyttäjien tulee olla kirjautuneena Google-tililleen. Upotettuja raportteja ei voi suoraan editoida vaan ne ovat aina view-tilassa. Raportin voi kuitenkin napsauttaa linkistä auki Data Studion puolella, missä myös muokkaus onnistuu, mikäli käyttäjän oikeudet sen sallivat. Aikavälin säätö ja muut raporttiin sisällytetyt suodattimet ovat upotuksissakin käytettävissä normaaliin tapaan.

Käyttöliittymä

Data Studiota voi käyttää ainoastaan selaimella, eikä siitä ole olemassa erillisiä sovelluksia esimerkiksi mobiilia varten. Simppelin mobiilikäyttöön soveltuvan raportin tekeminen on kuitenkin mahdollista vaikkapa QuickBI:n konsulttien avulla.

Google luonnollisesti suosittelee selaimeksi Chromea, mutta käyttö onnistuu myös Firefoxilla ja Safarilla. Muita selaimia ei ole testattu eikä suositella raporttien ja datalähteiden editointiin. Editointi vaatii myös Google-tilin.

Tietoturva

Luonnollisestikin Data Studio käyttää Googlen todennusprotokollaa, ja tietoturvan tasoa voidaan nostaa käyttämällä Googlen kaksivaiheista tunnistautumista. Access-tasoja on kolme: Owner, Editor ja Viewer. Dataan pääsyä pystyy nykyään rajoittamaan myös rivitasolla, kun dataan lisää kentän joka sisältää käyttäjien sähköpostiosoitteet ja luo suodattimen joka käyttää tätä kenttää.

Google Workspace- ja Cloud Identity -versioiden kanssa on käytettävissä valvontaloki. Lokista on nähtävissä, kuka organisaatiossa on tehnyt mitäkin ja mihin ajankohtaan, esimerkiksi katsellut raporttia, luonut tai muokannut raporttia tai yhdistänyt uuden datalähteen.

QuickBI konsultoi Data Studio -asioissa

Data Studio on siis hyvinkin varteenotettava BI-työkalu pienten ja keskisuurten yritysten käyttöön ja erityisesti markkinoinnin analytiikkaa painottaville organisaatioille. Olennaista on saada tuotua Data Studion puolelle kaikki ne tärkeät tietolähteet, joiden pohjalta pystytään tekemään hyödyllisiä päätöksiä ja kehittämään liiketoimintaa.

QuickBI rakentaa tarvitsemasi dataintegraatiot Google Data Studion ja muiden datalähteidesi välille ja konsultoi raportointiin liittyvissä asioissa. Kun haluat oikeasti hyödyntää keräämääsi dataa ja saada analytiikan avulla siitä kilpailuetua, ota yhteyttä QuickBI:hin.

Esimerkki Google Data Studion näkymästä