Power BI on Microsoftin tarjoama pilvipalveluna toimiva business intelligence -työkalu, jonka avulla liiketoimintatietoa voidaan kerätä yhteen, analysoida ja raportoida interaktiivisina visualisointeina. Käyttöliittymä on rakennettu ominaisuuksiltaan ja valmiuksiltaan sellaiseksi, että loppukäyttäjät pystyvät helposti luomaan itselleen tarpeellisia raporttinäkymiä ja hallintapaneeleita. Sovellus on osa Microsoft Power Platformia, johon kuuluvat lisäksi Power Apps, Power Automate ja Power Virtual Agents.
Power BI’n idean laittoivat alulle Microsoftilla SQL-palvelinten parissa työskennelleet Thierry D’Hers ja Amir Netz. Varsinaisen suunnittelutyön teki Ron George ja tuote julkaistiin kesällä 2011 ensin nimellä Project Crescent. ”Power BI for Office 365” esiteltiin syyskuussa 2013. Ensimmäinen versio pohjautui täysin Microsoft Excelin lisäosiin (Power Query, Power Pivot, Power View). Sen jälkeen sovellusta muokattiin ja kehitettiin merkittävästi mm. dataintegraatioiden ja tietoturvan suhteen, ja nykyisen tyyppisenä se lanseerattiin suurelle yleisölle kesällä 2015.
Koska Power BI pohjautuu Microsoft Excel -ohjelmaan, tottuneelle Excelin käyttäjälle sen omaksuminen saattaa olla helpompaa. DAX-kielellä toimivat funktiot toki eroavat Excelin funktioista, ja tehokkuus on aivan toista luokkaa kuin xls-työkirjoja käytettäessä. Dataa voidaan tuoda analyyseihin erilaisista lähteistä, Excel-tiedostoista suuriin tietokantoihin, niin paikallisista sovelluksista kuin pilvipalveluistakin. Lue miksi dataintegraatiot kannattaa tehdä tietovaraston avulla.
Power BI sovelluksia
Power BI Desktop
Tunnetaan myös nimellä Power BI Free. Tällä omalle tietokoneelle asennettavalla sovelluksella dataa voi tutkia, järjestellä, muokata, mallintaa ja koostaa raporteiksi, mutta työstämäänsä dataa tai raportteja ei voi jakaa työtovereilleen. Julkaiseminen onnistuu verkossa, mutta kaikki julkaistu tieto on julkista ja vapaasti kaikkien käytettävissä.
Power BI Service
Power BI Service on se jota yleensä tarkoitetaan, kun puhutaan Power BI:stä. Siitä on kaksi lisenssiversiota, Pro ja Premium, jotka molemmat käyttävät alustanaan Microsoftin Azure-pilvipalvelua. Power BI Pro ei eroa Desktop-sovelluksesta juuri muutoin kuin siinä että käyttäjät voivat jakaa dataa ja raportteja yksityisesti. Power BI Premium on suuryrityksille tarkoitettu, kokoluokkaan pohjautuva ratkaisu, jossa ei makseta käyttäjälisensseistä vaan tallennustilasta ja prosessointikapasiteetista.
Power BI Mobile
Power BI Mobile on mobiilisovellus, joka tarjoaa käyttäjille turvallisen yhteyden reaaliaikaiseen dataan. Sovelluksella voi seurata, luoda ja jakaa raportteja ja tehdä kyselyjä. Sovelluksessa on myös mahdollista määritellä, jos haluaa saada tietynlaisista muutoksista hälytyksen puhelimeensa.
Power BI Embedded
Power BI Embedded -sovellusta käyttämällä Power BI’n hallintapaneeleja ja raportteja voidaan upottaa muihin ohjelmiin. Upotetut näkymät saadaan haluttaessa näyttämään loppukäyttäjän silmissä täysin saumattomalta osalta käytössä olevaa ohjelmaa.
Power BI Report Server
Tämän tuotteen avulla Power BI:tä voidaan käyttää omalla paikallisella palvelimella palomuurin takana, kun Microsoftin pilvipalvelinta ei haluta tai ei ole mahdollista käyttää.
Miksi valita Power BI?
Datan ketterä yhdistäminen
Alun perin Excelin pohjalta ja sen laajennukseksi kehitetty Power BI toimii saumattomasti yhteen Microsoft-perheen muiden tuotteiden kanssa. Integraatiot esimerkiksi Office 365:n ja Sharepointin kanssa on helppo toteuttaa. Microsoft-ohjelmien lisäksi Power BI’hin voidaan tuoda dataa useimmista yleisesti käytetyistä sovelluksista, joihin lukeutuvat mm. Salesforce, MailChimp, Zendesk, SAP, Facebook, MySQL, Oracle ja Google Analytics. Power BI tukee luonnollisesti myös tärkeimpiä big data -alustoja kuten Apache Hive, Hortonworks ja Google BigQuery.
Power BI’ssä luotuja interaktiivisia raportteja ja raporttinäkymiä voidaan upottaa muihin sovelluksiin ja käyttää niiden kautta. Erityisen vaivattomasti tämä onnistuu Microsoftin ohjelmissa.
Tehokas ja pitkälle kehitetty datan käsittely
Power BI on työkalu, jolla bisnesdataa voidaan yhdistellä, muokata, suodattaa, segmentoida, mallintaa ja analysoida monin tavoin. Query Editorin avulla dataa on mahdollista valmistella kyselyihin mm. nimeämällä taulukkoja ja sarakkeita uudelleen, poistamalla rivejä ja monella muulla tavalla. Erilaisia analyyseja, skenaarioita ja ennustemalleja voidaan Power BI’ssä rakentaa ja testata myös hypoteettisilla arvoilla. Quick Insights auttaa tunnistamaan raporttien takana vaikuttavia tekijöitä. Edistynyt analytiikka käyttää hyväkseen tekoälyä ja koneoppimista. Parhaiten PowerBI:n hyödyt saadaan irti kun työkaluille tarjotaan esimerkiksi QuickBI:n tietovarastoa hyödyntäen dataa useista eri lähdejärjestelmistä.
Sujuva ja monipuolinen raportointi
Raportointi Power BI’ssä tarjoaa monia hyödyllisiä ja paljon käytettyjä toiminnallisuuksia, joihin kuuluvat mm. raporttien vienti ulos useassa erilaisessa muodossa, niiden automaattinen jakelu sähköpostitse sekä hälytykset muuttuneista tunnusluvuista. Käyttäjät pystyvät suodattamaan raportin tietoja, porautumaan syvemmälle yksityiskohtiin ja tekemään ad hoc raportteja vastatakseen yllättäen nouseviin kysymyksiin. Google Mapsiin tai Bing Mapsiin integroidut raportit tarjoavat havainnollisia maantieteellisiä visualisointeja.
Raporttikyselyt on mahdollista aikatauluttaa halutuin aikavälein. Power BI varmistaa raporttien ajantasaisuuden päivittämällä datan automaattisesti tietyin väliajoin.
Helppokäyttöisyys
Excel-käyttäjälle monet Power BI’n toiminnallisuudet avautuvat intuitiivisesti, mutta ohjelman visuaalisuus tekee siitä muutenkin helposti lähestyttävän. Navigointi on selkeä ja drag and drop -menetelmä kätevä käyttää, koodaustaitoja ei tarvita. Q&A-ominaisuuden avulla dataa pääsee jopa tutkimaan käyttämällä kyselyissä luonnollista kieltä. Dataa on helppo prosessoida ja analysoida kaavioissa ja graafeissa, tehdä niiden avulla hyödyllisiä havaintoja liiketoiminnan eri alueista ja jakaa tieto selkeässä ja helposti ymmärrettävässä muodossa eteenpäin organisaatiossa.
Suuremmissa organisaatioissa tarvittavia datamalleja ja raportteja loihtivat yleensä BI-ammattilaiset, mutta Power BI’tä voivat käyttää hyödykseen monenlaisissa rooleissa työskentelevät ihmiset. Esimerkiksi myynti-, markkinointi-, talous- ja HR-osastot seuraavat tyypillisesti itse omia tunnuslukujaan ja tekevät niiden pohjalta päätöksiä ja toimenpiteitä. Tämä onnistuu helposti, sillä kullekin käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle on mahdollista rakentaa omat näkymänsä, joihin tuodaan vain heille relevantti ja kiinnostava tieto. Käyttäjä voi myös personoida omia henkilökohtaisia hallintapaneelejaan ja näkymiään ja merkitä niitä suosikeiksi päästäkseen nopeasti käsiksi eniten tarvitsemaansa tietoon.
Kattavat tietoturvakäytännöt
Power BI -järjestelmän ylläpitäjät voivat seurata käyttäjien toimia activity login avulla. Yhtenäisessä Office 365 -ympäristössä tapahtumat voidaan jäljittää myös muista siihen kuuluvista ohjelmistoista, esimerkkinä Sharepoint Online. Dataan pääsyä voidaan kontrolloida käyttäjätasolla niin sisäisesti kuin ulkoisesti, sekä rivi-, sarake- ja/tai objektitasolla. Varastoitu sekä prosessoinnissa oleva data on enkryptattu.
Käyttöjärjestelmät ja mobiilisovellus
Microsoftin Power BI -sovellusten käyttäminen onnistuu Windowsilla. Power BI Mobile tarjoaa tien päälläkin reaaliaikaisen pääsyn niin paikallisiin kuin pilvessä sijaitseviin raportteihin ja ohjauspaneeleihin. Varmistetun mobiiliyhteyden kautta voi tehdä kyselyjä ja luoda uusia raportteja, ja myös kommentointi, yhteistyö ja jakaminen on tehty helpoksi mobiilinkin puolella.
Power BI -sovellusten tekninen tuki
Power BI’n aktiivisesta käyttäjäyhteisöstä saa verkon kautta apua ja infoa niin yleisluonteisissa kysymyksissä kuin spesifien ongelmien ratkomisessa. Toimistoaikaan tukea on saatavilla sähköpostitse ja puhelimitse. Palvelutasosopimukseen on mahdollista sisällyttää help desk -palvelut myös live chatin ja pikaviestien kautta.
QuickBI yhdistää datalähteet ja PowerBI:n
Power BI’n laajaa käyttöä selittävät siis monet tekijät. Ilman modernia tietovarastoa ja sen kautta tehtyjä integraatioita tämänkin tehokkaan BI-työkalun suurimmat hyödyt jäävät kuitenkin saavuttamatta.
QuickBI tarjoaa dataputken palveluna. QuickBI:n connectoreilla viet datat kaikista tietolähteistäsi Google BigQuery -tietovarastoon, josta voit analysoida sitä PowerBI:llä tai muulla työkalulla. Kun tavoitteenanne on sujuva, tehokas ja kattava raportointi, ota yhteyttä QuickBI:hin.
