Taloushallinnon raportointi tehokkaammaksi automaatiolla ja räätälöidyillä raporteilla

Taloushallinnon raportointi on pitkälti lain edellyttämää ulkoista laskentaa, joka hoituu talousohjelmilla automaattisesti. Näillä ”pakollisilla” raporteilla harvoin tehdään mitään tiedolla johtamisen kannalta – eiväthän ne kerro oikeastaan mitään siitä, mistä numerot tulevat eli miksi luvut ovat sellaiset kuin ovat. Talousdatan sisäisessä hyödyntämisessä on monilla yrityksillä vielä haasteita, ongelmia ja myös käyttämätöntä potentiaalia, joiden suhteen QuickBI:n valmiit integraatiot ja asiantuntemus voivat auttaa eteenpäin.

Kun kirjanpito-ohjelmiston valmiit raportit eivät palvele yrityksen tarpeita riittävän hyvin, on sisäisessä laskennassa perinteisesti turvauduttu Exceliin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että aikaa ja muita resursseja kuluu työlääseen manuaaliseen tietojen yhdistelyyn ja päivittämiseen. QuickBI on helpottanut ja nopeuttanut taloushallinnon arkisia rutiineja useissa yrityksissä automatisoimalla prosesseja, esimerkiksi myyntien, palkkojen ja jaksotustositteiden laskentaa ja täsmäyttämistä.

Automaatiot nopeuttavat tietojen kokoamista, mutta niitä voidaan käyttää hyväksi myös tietojen jakamisessa. QuickBI voi rakentaa esimerkiksi valittujen taloustietojen visualisoinnin ja viestimisen vastuuhenkilöille niin, että raportit sisältävät kaiken heille tarpeellisen eivätkä mitään ylimääräistä. Halutut tiedot pystytään toimittamaan oikeiden henkilöiden saataville ilman, että heillä tarvitsisi olla pääsyä järjestelmään tai välivaiheena tarvittaisiin manuaalisia Excel- tai PowerPoint-päivityksiä.

Rutiinitehtävien automatisointi säästää silkkaa rahaa vapauttamalla resursseja muualle ja vähentämällä inhimillisiä virheitä. Kun tavoitellaan säästöjä, kasvua ja kannattavuutta, raportointia voidaan ja kannattaa kehittää myös muilla tavoilla. Alla muutama esimerkki, millaisilla toteutuksilla QuickBI:n asiakasyrityksissä on saatu tehostettua ja optimoitua talouspuolen raportointia.

Usean yksikön tietojen kokoaminen tai kustomoitu jaottelu

QuickBI voi auttaa yhdistämään esimerkiksi emo-, tytär- ja sisaryhtiöiden raportit samaan dashboardiin ja laskemaan avainmittarit konsernitasolla. Tunnuslukuja voidaan tarkastella kokonaisuuden lisäksi myös jakamalla halutulla tavalla yhtiöittäin tai alueittain. Monissa yrityksissä on tarpeen ja valaisevaa tehdä jaottelua tietyillä kriteereillä liikkeittäin tai toimipisteittäin. Jaon peruste voi olla myös dynaaminen, kuten vaikkapa kustannuspaikkojen kategorisointi niiden iän mukaan (jolloin kategoria vaihtuu esim. ensimmäisen vuoden tullessa täyteen). Samoilla periaatteilla on myös kuluja mahdollista allokoida täysin kustomoidusti.

Markkinahintojen seuranta

Joillakin toimialoilla tai yrityksissä saattaa olla hyödyllistä tai jopa välttämätöntä seurata markkinatilannetta hinnan, saatavuuden tai muiden muuttujien suhteen jatkuvasti, viikoittain tai jopa päivittäin. QuickBI voi rakentaa tällaiset raportit automaattisesti päivittyviksi ja haluttaessa yhdistää näihin katsauksiin yrityksen omia tilannemittareita esimerkiksi myynnin tai kulujen alueelta. Kun markkinoiden hintakehitysraporttien seuraaminen yhdistetään yrityksen oman tilanteen seuraamiseen reaaliajassa, on helpompi ennakoida myös tulevaa tilannetta. Huolella rakennetuista raporteista nähdään myös, mihin asioihin olisi pyrittävä vaikuttamaan ja millaisia keinoja olisi mahdollisesti käytettävissä.

Kassavirran ja taseen seuranta

Tarkempi ja ajantasaisempi käsitys oman kassan tilanteesta olisi monen yrittäjän ja talouspäällikön mieleen. QuickBI voi rakentaa raportin, joka laskee tositteista pankkitilin saldon ja visualisoi sen päivätasolla. Näin tarjolla on aina nopea ja täysin reaaliaikainen vastaus rahatilanteeseen. Tähän raporttiin saadaan vielä helposti lisätukea, kun lasketaan samaan tapaan lyhytaikaisten velkojen ja saamisten päivätilanne.

Eräälle QuickBI:n asiakkaalle on rakennettu toteutus, jossa sekä tulos- ja tase- että kassavirtamittarit lasketaan samaan raporttiin. Toiselle taas sellainen, jossa tulostositteet leimataan taseeseen tilikauden tulos -tilille, mikä mahdollistaa jatkuvan taseen seurannan ilman kirjanpidollista kauden päättämistä.

Talous- ja operatiivisten järjestelmien tietojen yhdistäminen

Kun tavoitteena on raportoinnin avulla johtaa tiedolla eli pyrkiä tekemään valistuneita päätöksiä ja toimenpiteitä tulosten parantamiseksi, on välttämätöntä hyödyntää useamman järjestelmän tietoja. Yrityksen taloushallinto-ohjelmistosta saatavat tiedot ovat aina hiukan jälkijunassa, joten pelkkiin talousraportteihin nojautuva reagointi on auttamattoman hidasta. Sen sijaan operatiivisista järjestelmistä on huomattavasti aikaisemmin nähtävissä liikevaihtoon ja kuluihin liittyviä asioita.

Operatiivisen datan pohjalta voidaan esimerkiksi

• tarkistaa että kaikki tehdyt työt laskutetaan
• puuttua laskutuksen tai tiliöintien puutteisiin ennen kuukausikirjanpidon sulkemista automaattisesti päivittyvillä kontrolliraporteilla
• ennakoida ja suunnitella resurssien käyttöä tutkimalla varaustilannetta tai asiakaspysyvyyttä
• tehdä toimintoperusteista kustannuslaskentaa esim. työaikakirjausten ja henkilömäärien perusteella

Kirjanpidon lukujen ja operatiivisen datan yhdistäminen yksinkertaiseen näkymään. Raportti antaa mahdollisuuden porautua esimerkiksi kaupunki- tai maakunta-tasolle.

QuickBI:ltä apua talousraportoinnin tehostamiseen

Taloushallinnon raportointi on rutiinien täyttämää, eikä monessa yrityksessä tulla edes ajatelleeksi kuinka merkittävästi sisäistä laskentaa olisi mahdollista nopeuttaa ja sujuvoittaa. QuickBI:n valmiiden integraatioiden ja tietovaraston avulla se onnistuu ilman suurta ja hankalaa projektia.

Perusprosessien helpottamisen lisäksi QuickBI:n konsultit auttavat mielellään suunnittelemaan ja luomaan uudenlaista ja syvempää näkemystä antavia raportteja, joissa yhdistetään eri osa-alueiden mittareita taloushallintojärjestelmän dataan. Se mitä asioita on tarpeen tai kaikkein hyödyllisintä yhdistellä ja tarkastella, luonnollisesti vaihtelee eri yrityksissä. Asian pohtimiseen kannattaa ehdottomasti paneutua, sillä oikeiden tunnuslukujen seuraamisella ja niihin reagoimisella voi olla valtaisa merkitys liiketoiminnalle. QuickBI:n asiantuntijat tutkailevat mielellään kanssanne, millä keinoin juuri teidän raportointianne olisi järkevintä kehittää.

QuickBI:n connectoreilla viet datat kaikista tietolähteistäsi Google BigQuery -tietovarastoon, josta voit analysoida tietoja haluamallasi BI-työkalulla. Voit kokeilla connectorejamme maksutta!