QuickBI

Case: Valtti kumppanit

IT-alan yritys Valtti Kumppanit Oy on toteuttanut BI-raportointinsa QuickBI:n tietovaraston ja konsultoinnin avulla. Eri järjestelmien datan yhdistäminen on helpottanut merkittävästi mm. laskutusta, palvelunhallintaa sekä asiakaspalveluraportointia. Haastattelemamme Taija Ranta kertoo, miten QuickBI:n tietovarasto on auttanut Valttia ratkomaan raportoinnin moninaisia haasteita.

Valtti Kumppanit logo
Valtti Kumppanit Taija Ranta

Valtti Kumppaneilla työskentelee tällä hetkellä noin 250 asiantuntijaa usealla paikkakunnalla ympäri Suomen. Valtti Kumppanit Oy tarjoaa monipuolisesti IT-ympäristöjä ja digitaalisen työn palveluita: pilvi- ja konesalipalveluita, jatkuvuuspalveluita, loppukäyttäjäpalveluita ja digitaalisen työympäristön palveluita. Taija Ranta on ollut Valtin palveluksessa yli 15 vuotta monenlaisissa tehtävissä ja nähnyt yhtiön kasvun muutaman kymmenen henkilön yrityksestä nykyiseen kokoluokkaan. Ranta on ollut paljon mukana sisäisessä kehityksessä ja työskennellyt jo kymmenisen vuotta raportoinnin ja sen koordinoinnin ja kehittämisen parissa.

BI-raportointi helpottui ja tehostui tietovaraston käyttöönotolla

Valtin raportointijärjestelminä käytettiin aiemmin Qlik Senseä ja Qlik View’ta. Nykyisin käytössä on PowerBI. Kun yritys oli pienempi ja toiminta pienimuotoisempaa, Qlik’in monipuolinen käyttö riitti silloisiin tarpeisiin. Jossain vaiheessa oli kuitenkin syytä lähteä etsimään järeämpiä työkaluja ja sopivaa tietovarastoa. Kului pidemmän aikaa, ennen kuin kysyntä ja tarjonta kohtasivat toisensa ja hinta-laatusuhde tuntui oikealta. ”Tämä tapahtui, kun törmäsimme QuickBI:hin”, Ranta sanoo.

Valtti Kumppaneilla on tavoite hyödyntää raportointia mahdollisimman laajasti ja tehokkaasti. Yritysostot ovat vaatineet useiden järjestelmien yhdistämistä, ja kehitys tällä saralla on edelleen osittain kesken. Palvelunhallinnassa ja laskutusraportoinnissa QuickBI tietovarasto sen sijaan on ollut tehokäytössä jo pidempään. Tällä hetkellä työstössä on myynnin ja taloushallinnon raportoinnin kehittäminen vastaamaan paremmin tämän hetken tarpeeseen.

Tietovarasto kokoaa datan lukuisista erilaisista järjestelmistä

QuickBI tietovarastoon tulee Valtilla dataa mm. IT-palvelunhallinnasta, asiakaspalvelusta ja palautteista sekä laskutus-, tuotanto- ja puhelindataa. Käytössä on mm. Efecte ITSM-järjestelmä, Cuuma puhelinjärjestelmä, PlanMill ERP-järjestelmä, SurveyPal kyselytyökalu ja erilaisia tuotannon järjestelmiä. Dataa yhdistellään tietovaraston avulla paitsi omiin tarpeisiin, myös asiakkaiden palvelemiseksi. ”Tarvitsemme dataa asiakkaidemme käytössä olevista palveluista ja komponenteista, jotta tiedämme millä tavoin auttaa heitä kehittämään toimintaansa”, Ranta toteaa.

Dataa tuodaan siis tietovarastoon useasta eri paikasta API-rajapintojen kautta ja CSV-dumppeina ja osin suoraan kannastakin hakemalla. Ranta kertoo, että data on onnistuttu tuomaan kaikista järjestelmistä, joista joko löytyy API-rajapinta tai jonkinlaisella exportilla saa tiedot ulos. Ranta huomauttaa joidenkin lähdejärjestelmien olevan ongelmallisempia, mutta QuickBI:n avulla ratkaisu on löytynyt. ”Siihen olemme voineet luottaa, että jos vain saamme QuickBI:lle annettua yhteyden järjestelmään ja API-tunnukset, niin kyllä sieltä tarvitsemamme data ja raportit saadaan.”

QuickBI konsultoi datan visualisoinnissa

Tiedon visualisointi tehdään Valtilla pääosin PowerBI-järjestelmässä, mutta vahvasti yhteistyössä QuickBI:n kanssa. Valtin PowerBI-näkymät ovat pääsääntöisesti QuickBI:n rakentamia. Ranta kertoo, että raporttien tarvitsijat tekevät määrittelyt itse niin pitkälle kuin kukin osaa, ja tämä luonnollisesti vaihtelee henkilöittäin suuresti. Joissain tapauksissa QuickBI:lle saattaa alkumäärittelyjen jälkeen jäädä hyvinkin vapaat kädet raportin visualisoimisessa. Toisissa tapauksissa taas käyttäjillä on jo melko selkeä kuva siitä minkälaisen lopputuloksen haluaisivat, mikä voi nopeuttaa raportin valmistumista. Jos määrittelyt eivät vielä alkuvaiheessa ole kovin jäsentyneitä, QuickBI:n konsulttien kanssa tehdään tiiviistä yhteistyötä ja kehitetään yhdessä raporttia useamman version kautta, kunnes sen katsotaan olevan oikeanlainen.

Asiakaspalveluraportointi on helpottunut ja manuaalinen työ vähentynyt

Yksi tärkeimpiä raportoinnin osa-alueita Valtilla on asiakaspalveluraportointi. ”Seuraamme mm. työpyyntöjen ratkaisuvasteaikoja, puhelinpalvelun laatua mittaavia tietoja, tukipyyntökohtaisia palautteita, työkuormaa, yhteydenottokanavia ja työpyyntöjen määriä asiakkaittain tai tukiryhmittäin”, Ranta luettelee. QuickBI:n avulla yhdistetään ITSM-järjestelmien dataa puhelinjärjestelmän ja palautejärjestelmän dataan, ja tältä pohjalta pyritään asiakaspalvelun laatua parantamaan ja resurssointia miettimään tarpeen mukaan. Saattamalla tiedot samaan näkymään, niiden analysointi on helpompaa ja nopeampaa.

BI-raportointia QuickBIn avulla Valtti Kumppaneilla

Tietovaraston käyttämisessä on myös se hyvä puoli, että eri järjestelmien tiedot ovat näkyvillä keskitetysti yhdessä paikassa. Käyttäjä voi halutessaan esimerkiksi linkata asiakasdataa yhteen – silloinkin kun tunnisteena toimii erilainen tieto eri järjestelmissä.

Valtilla QuickBI tietovarastoon kerätään kaikista keskeisistä järjestelmistä mm. laskutuksen tekemiseen tarvittavat tiedot. Ranta kertoo, että parhaillaan työn alla on näiden tietojen automatisoitu vienti tietovarastosta laskutusjärjestelmään. Hän pitääkin manuaalisen työn vähenemistä yhtenä tietovaraston hyödyntämisen positiivisimmista vaikutuksista. Tietovarastoon yhdistettyä dataa voidaan käyttää myös tiedon rikastamiseen esimerkiksi CMDB:hen (configuration management database). Valtilla tällaista rikastettua näkymää käytetään tuotannon avuksi ohjaamaan ja nopeuttamaan toimintaa.

Raportteja suunnitellaan myös asiakkaiden käyttöön

Valtin tavoitteena on toteuttaa tietovaraston avulla myös suoraan asiakkaille näkyvä raportointi, ja pohjia ja malleja onkin jo valmisteltu sisäisesti. ”Haluamme olla asiakkaidemme suuntaan mahdollisimman läpinäkyviä ja tuoda heihin liittyvän tiedon heille helposti saataville”, Ranta sanoo. QuickBI:n kanssa yhdessä tuotettuja raportteja ja kerättyä dataa ei ole vielä julkaistu tuotantoon asiakkaille asti, mutta Ranta uskoo tämän tapahtuvan vielä tämän vuoden puolella. Toistaiseksi asiakkaita koskevan datan suurin käyttäjäryhmä ovat palvelupäälliköt, jotka käyvät raportteja läpi asiakkaiden kanssa seurantapalavereissa.

Valtti Kumppanit toteuttaa BI-raportointia QuickBIn avulla

Raportoinnin kehittäminen jatkuu yhteistyössä

Valtti Kumppanit otti QuickBI:n tietovarastotuotteen käyttöön jo vuonna 2017, silloin tosin eri nimisenä. Taija Ranta toteaa yhteistyön sujuneen alusta asti hyvin. Joitain aivan alkuvaiheessa tehtyjä raporttipohjia on edelleen käytössä. Raportteja on tietenkin vuosien varrella lisätty ja kehitetty monin tavoin, mutta pohjaa on jo alkuvuosilta ja sieltä asti on tiettyjä asioita työstetty yhä paremmin tarpeita vastaaviksi.

”Tänä vuonna olemme rakentaneet vielä laajempaa ja selkeämpää yhteistoimintamallia”, Ranta kertoo. ”QuickBI on hyvin sisällä tekemisessämme ja yksi tärkeä osa raportointitiedonkäsittelyä. Eri järjestelmistä tuotavan datan yhdistäminen on aina haasteellista koska tiedot ovat eri mallisia ja laatuisia, mutta QuickBI on ollut toimiva ratkaisu ja olemme ratkoneet näitä haasteita hyvässä yhteistyössä.”

fiFinnish