QuickBI

Case: Jungle Juice Bar

QuickBIn asiakas Jungle Juice Bar tuo artikkelia kirjoittaessa dataa QuickBIn järjestelmään kolmesta eri tietolähteestä. Jungle Juice Barille erittäin tärkeä työvuoroihin liittyvä data, kuten esimerkiksi työvuorojen aloitus- ja lopetusajat kerätään Quinyx-työvuorosuunnittelujärjestelmästä. Vastaavasti myyntidata tuodaan kuittirivitasolla Winpos-kassajärjestelmästä. Kuittidatasta selviää mitä tuotteita myydään ja mihin kellonaikaan, ja työtuntidata auttaa optimoimaan työvuorosuunnittelua. Kirjanpitodatasta tuodaan järjestelmään muun muassa tuotteiden katelaskentaan tarvittava data.

QuickBIn asiakas Jungle Juice Bar

Minkälainen tilanne oli ennen QuickBI:tä?

Ennen QuickBI:tä Jungle Juice Barin raportointijärjestelmän rakentaminen oli aloitettu toisen kumppanin kanssa. Jungle Juice Barin liiketoiminnan ja raportoinnin scope tahtoi aina kuitenkin jäädä isompien asiakkaiden jalkoihin. Kumppanin joustava ja nopea apu ja ratkaisut olivat kriittisiä silloin, kun raporttien oikeellisuutta piti validoida tai konepellin alla jokin saattoi hetkellisesti hajota, ja yhteistyössä esiintyi haasteita tämän osalta.

Millaista hyötyä QuickBI:stä on ollut?

QuickBIn avulla työvuorosuunnittelun ohjaaminen on pystytty viemään kokonaan uudelle tasolle. Toimipisteiden aukioloajat sekä työvuorosuunnittelu pystytään optimoimaan nykyään helposti vastaamaan kysyntäpiikkejä, ja työtehon seuraaminen on helppoa, nopeaa ja ajantasaista. Työvuorosuunnittelun reagointiaika on parantunut merkittävästi ja QuickBI yhdessä Quinyxin kanssa ovat mahdollistaneet mm. eri työvuorotyyppien seurannan aikaisempaa paremmin.

QuickBI on ollut Jungle Juice Barille oikean kokoinen kumppani ja pystynyt toiminnallaan vastaamaan nopeisiinkin kehitystarpeisiin. Agile toimintamalli on sopinut hyvin molemmille yrityksille ja yhteistyö on ollut saumatonta ja miellyttävää.

Millaisia raportteja on käytössä?

Sekä Jungle Juice Barin mehubaareissa että johtoryhmässä seurataan samoja tunnuslukuja ja käytetään samoja raporttipohjia. Eroja löytyy kuitenkin siitä, missä seurantajaksoissa eri mittareita seurataan. Tyypillisesti Juice Managerit, eli mehupisteiden päälliköt tiimeinensä seuraavat myyntiä tunti- ja päiväkohtaisesti ja toteutunutta myyntiä verrataan toimipistekohtaisesti asetettuihin tavoitteisiin.

Työteho-raportit auttavat aluepäälliköitä ja maajohtajaa päätöksenteossa ja työvuorosuunnittelussa toimipistekohtaisesti, aina tuntitasolle saakka. Raportointi mahdollistaa myös ylätason seurannan vaikkapa tiettyjen määritettyjen alueiden mukaisesti.

QuickBIn järjestelmä kerää työvuorosuunnittelujärjestelmästä myös kaikki erilaiset työtunti-tyypit, ja näin esimerkiksi perehdytykseen käytettyjen tuntien seuranta on todella helppoa.

Tuotteiden ja toimipisteiden kateraportointi auttaa optimoimaan niin hävikkiä kuin tunnistamaan toimipistekohtaiset erot ja poikkeavuudet helposti ja nopeasti.

Kuinka yhteistyö on sujunut? Ja mitä jatkossa?

Jungle Juice Barin johtoryhmä ja myyntiä johtavat aluepäälliköt ovat ottaneet QuickBIn tuottamat uudet raportit erittäin hyvin vastaan ja palaute on ollut positiivista, kuten terveiset Jungle Juice Baria hyvin kuvastavatkin: uudet raportit ovat aiheuttaneet suorastaan eläimellistä menoa viidakossa!

Asiakaspalvelu on toiminut erittäin hyvin, ja nopeatempoinen kasvuyritys Jungle Juice Bar on saanut nopeasti aina vastaukset ja avun kysymyksiinsä. Uudet raportit on saatu käyttöön erittäin nopealla aikataululla, sillä kaikki tarvittava data on helposti saatavilla QuickBIn omassa dataputkessa.

Seuraavaksi edessä on kannattavuusnäkökulman vieminen eri dimensioihin, eli enemmän viikonpäivä-, kellonaika-, tuote-, toimipiste- ja aluetasolle. Tiivistettynä pyrkimys on yhdistää järjestelmään lisää uusia tietolähteitä ja luomaan sitä kautta lisäarvoa liiketoiminnan ohjattavuudelle ja suunnittelulle.

Tarpeiden kartoittamisen kautta tehokkaaseen raportointiin

Yhteistyön käynnistäminen on vaatinut asiakkaan puolelta ainoastaan muutaman palaverin, joissa on käyty tehokkaasti läpi yrityksen ja raportoinnin nykytila. Palavereissa on pääosin keskitytty kuuntelemaan asiakasta: missä heidän mielestään raportoinnissa olisi parannettavaa, mitä dataa raporteilta on toistaiseksi vielä puuttunut ja mitä mahdollisia uusia raportteja tulisi kehittää. Alkukartoituksessa tärkeää oli saada vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Mitä mittareita yrityksellä on tällä hetkellä käytössä? Mitkä mittarit toimivat hyvin? Mitkä eivät toimi? Mitä pitää kehittää? Mitä asiakas haluaa datalta? Lähtötilanteen kartoituksen lisäksi aloituspalavereissa määritellään yhteiset tavoitteet ja mietitään myös kysymyksiä, joihin ei välttämättä ole vielä edes vastauksia.

QuickBIn asiakas voi halutessaan itse suunnitella ja toteuttaa raportointinsa QuickBIn tarjoaman teknologian avulla, tai kertoa omasta liiketoiminnastaan ja tarpeistaan ja antaa QuickBIn huolehtia myös raporttien luomisesta. Teknisen osaamisen lisäksi QuickBI:ltä löytyy myös kokemusta monilta toimialoilta.

Jungle Juice Barin ensimmäiset raportit olivat valmiita kahden viikon kuluttua yhteistyön aloituksesta.

fiFinnish