QuickBI

Case: Fysios

Fysios on ollut QuickBI:n asiakas jo useita vuosia. Haastattelimme tätä artikkelia varten Fysioksen talousjohtajaa Jari Lampista.

QuickBI:n asiakas Fysios

QuickBI auttaa Fysiosta johtamaan tiedolla

Fysios käyttää QuickBI:n tuotetta ja palveluita laajasti tiedolla johtamiseen. Tietoa haetaan monipuolisesti eri lähteistä ja sitä käytetään Fysioksen kaikissa toiminnoissa, terapeuteista esimiehiin, aluejohtajiin ja johtoryhmään. Esimiehet käyttävät saatua tietoa jokapäiväisessä johtamisessa ja esimiestyössä. Tietoja tuodaan muun muassa potilastietojärjestelmistä, joista Diarium on Fysiokselle tärkein. Lisäksi dataa saadaan taloushallinnon ja palkkahallinnon järjestelmistä sekä muista pienemmistä tietolähteistä.

Lampinen kertoo, että raporttien aktiivisimmat käyttäjät ovat johtoryhmä sekä aluejohtoesimiehet. “Fysioksen johtamiskulttuuri perustuu tiedolla johtamiseen. Datan avulla kykenemme näkemään erilaisia ilmiöitä, joita terapeutit eivät itse käytännön arjessa välttämättä huomaa, ja puuttumaan asioihin, joihin aiemmin emme pystyneet”, Lampinen toteaa. Hän kertoo myös, että esimiesten ja terapeuttien välillä käydään säännöllisesti keskusteluja, joissa käydään läpi relevanttia dataa. “Näin kykenemme kehittämään terapeuttien toimintamalleja, asiakkuuksien hoitoa ja asiakaskokemusta.”

Datan avulla löydetään ilmiöitä ja kehitetään prosesseja

QuickBI:n avulla saadun datan ansiosta Fysios on pystynyt mallintamaan monipuolisesti asiakkuudenhallintaan ja asiakaskäyttäytymiseen liittyviä ilmiöitä. Terapeuttien välillä on huomattu mielenkiintoisia eroja ja erilaisia korrelaatioita, ja tätä tietoa hyödyntämällä Fysios on pystynyt luomaan johdettavissa olevia prosesseja. Lampinen kertoo, että datan avulla on löydetty asioita, joita kehittämällä pystytään vaikuttamaan liiketoimintaan ja kannattavuuteen. Näitä on sitten käyty johtoryhmässä läpi, mietitty minkälaisilla toimenpiteillä olisi eniten vaikuttavuutta ja valittu tältä pohjalta, mitkä isoista teemoista nostetaan minäkin vuonna esille. Lampinen mainitsee myös, että esimiehet saavat valmennusta liittyen löydettyihin ilmiöihin ja niiden johtamiseen kolme kertaa vuodessa esimiespäivillä. Esimiehet taas kouluttavat terapeutteja henkilökohtaisesti näistä teemoista. Näin tieto valuu organisaatiossa alaspäin. Jokaisen on mahdollista tarkastella omia tunnuslukuja, jotta itsensä ja tiimin johtaminen olisi helpompaa.

QuickBI referenssi: Fysioksella on toimivat työkalut
QuickBI:n avulla Fysios on saanut merkittävästi nopeutettua taloushallinnon puolella monenlaista täsmäyttämistä, tositteiden luomista ja tarkastamista. Myös palkanlaskentaan ja markkinointiin liittyvät prosessit ovat helpottuneet. Lampinen toteaa kuitenkin prosessisäästöjen olevan toisarvoisia, niiden sijaan fokus on ollut siinä miten saadaan lisäarvoa johtamiseen, liiketoiminnan suuntaviivoihin ja ymmärrykseen. QuickBI:n avulla Fysios on onnistunut luomaan aivan uusia automatisoituja prosesseja, joilla pystytään tuottamaan sekä asiakkaille että terapeuteille lisäarvoa, mm. palveluita jollaisia Lampinen ei usko kilpailijoilla tällä hetkellä olevan.

Data tukee päätöksentekoa ja parantaa kannattavuutta ja tehokkuutta

Lampisen mukaan QuickBI:n järjestelmä on jo maksanut itsensä takaisin. Prosesseihin on saatu parannuksia ja tarkastuspisteitä, mikä on maksanut kehitystyön takaisin varsin lyhyessä ajassa. Tärkeämpi taloudellinen voitto Lampisen mukaan on kuitenkin ollut tiedolla johtamisen kehittyminen sekä päätöksentekoa ohjaavat ilmiöt ja data. “Tiedolla johtamisen arvo on suurempi kuin selkeämpien säästöjen arvo”, Lampinen toteaa. Yksittäisten tekijöiden vaikutusta myönteiseen kehitykseen on vaikea määritellä, kun mm. johtamista on samaan aikaan uudistettu koko organisaatiossa. Lampisen näkemys on kuitenkin, että dataa hyödyntämällä on pystytty parantamaan kannattavuutta ja tehokkuutta ja tukemaan yrityksen kasvua. Fysios on esimerkiksi löytänyt saadun datan perusteella kehityskohteita, jotka ilman dataa olisivat jääneet tunnistamatta.

Kattavalla reaaliaikaisella tiedolla suuri merkitys poikkeustilanteissa

Koronaviruspandemian alkamisen jälkeen Fysioksella keskeistä oli, että tilannetta voitiin seurata valmiilla raporteilla päivätasolla reaaliaikaisesti. Näiden arvo oli Lampisen mukaan olennainen erilaisia sopeuttamis- ja muita ratkaisuja tehdessä. Tilanteen kokonaiskuva oli pandemian alkaessa tiedossa koko ajan. Lampinen kertoo, että muutokset toimialalla olivat rajuja ja todella nopeita, mutta myös elpyminen oli kohtalaisen nopeaa. Lampisen mukaan tärkeintä pandemian alkaessa oli, että tilannetta pystyttiin raporttien avulla jatkuvasti seuraamaan ja analysoimaan. Koronaviruspandemian vaikutukset Fysioksella näkyivät asiakasryhmittäin sekä maantieteellisesti. Eroja asiakkaiden käyttäytymisessä on edelleen havaittavissa.

QuickBI:ltä ratkaisut kehitystarpeisiin nopeasti ja joustavasti

Lampinen kertoo, että QuickBI:n vahvuus on erityisesti nopea uusien raporttien kehitystyö tarvittaessa: ”QuickBI:n toimintamalli ja työskentely on todella joustavaa ja tehokasta, asiakkaan data tunnetaan ja uudet raportit pystytään luomaan jopa tunneissa. Myös uusien datalähteiden tuomisessa ja muokkaamisessa raporteiksi asti puhutaan ennemmin tunneista ja päivistä kuin viikoista.” Lampisen mukaan kehityssykli QuickBI:llä on todella nopea ja kehitystyötä ja sen aikataulua ohjaa yhdessä tehty priorisointi.

Myös datan viemisestä ulos markkinoinnin automaatioon on ollut merkittävästi hyötyä. QuickBI:stä saadaan ulos relevanttia, pureksittua tietoa ja sen tiedetään olevan luotettavaa. Fysios käsittelee myös potilastietoja, joten luottamuksellisen tiedon suodattaminen pois datasta on ehdottoman tärkeää. Tämän onnistuminen helpottaa työskentelyä Lampisen mukaan todella paljon. Hän toteaa myös, että erilaisia ratkaisuja pystytään tekemään joustavammin, kun tietoturvallisuus on huomioitu potilastietojärjestelmän ja tietovaraston välissä.

Fysios on pääomasijoittajien omistama yhtiö. Lampinen kertoo, että omistajat ja hallitus ovat olleet hyvin tyytyväisiä raportoinnin kehittämiseen ja datan avulla johtamiseen. “Hallituksessa pidetään eri aikakautena sitä aikaa, kun ei johdettu BI-työkalun datalla.” Lampinen suosittelee QuickBI:tä kaikille yrityksille, jotka painivat BI-haasteiden kanssa. Hän pitää loistavana sitä, että datan lähteet näkee itse. “Läpinäkyvyys tuotteessa on erittäin hyvä meidän näkökulmastamme.”

QuickBI mukautuu erilaisille käyttäjäryhmille ja eri käyttötarkoituksiin

QuickBI:n vahvuuksiin kuuluu, että raportointia on mahdollista tuottaa kustannustehokkaasti niin vaativille kuin satunnaisille käyttäjille. QuickBI mahdollistaa muun muassa sen että erilaiset käyttäjät voivat käyttää raporttien visualisoinnissa eri työkaluja, esimerkiksi Google Data Studiota tai Tableauta – QuickBI on siinä mielessä täysin ohjelmistoriippumaton. Fysioksen johdon ja esimiesten vaativimpiinkin raportointitarpeisiin on löydetty toimivat ratkaisut. Lampisen mukaan tuotteen vahvuus on ehdottomasti se, että samassa käyttöliittymässä pystytään yhdistämään ja ratkaisemaan monenlaisia raportointiin liittyviä asioita, ja silti järjestelmä näyttää loppukäyttäjälle yhtenäiseltä ja selkeältä.

Fysioksella pyritään datan ja raporttien avulla tekemään myös taktisen tason ennusteita ja käyttämään niitä liiketoiminnan ohjaamiseen. Lampinen kertoo, että lähiviikkojen ennustaminen onnistuu hyvinkin tarkalla tasolla. Strategisella tasolla dataa on hyödynnetty lähinnä sen hahmottamiseen, millaisia taloudellisia vaikutuksia johtamispäämäärillä ja tavoitteilla on ollut. Talouspuolella ollaan pystytty toteuttamaan budjetoinnin konsolidointia ja visualisointia QuickBI:n avulla. QuickBI:n erilaiset raportointiratkaisut tukevat Lampisen mukaan hyvin myös asiakkaalle menevää raportointia, ja myyntiä vauhdittaa, kun asiakkaalle voidaan esittää miten hyvin asiat hoidetaan. Lampinen toteaa QuickBI:n tarjoamien ratkaisujen ja tiedolla johtamisen olevan merkittävä kilpailuetu.

Lampinen kehuu QuickBI:n tiimiä erittäin taitavaksi, ja mikä vielä tärkeämpää, erittäin palvelualttiiksi ja omistautuneeksi. Asiakkaan toiveita kuunnellaan herkällä korvalla ja muutokset toteutetaan hyvinkin nopeilla vasteajoilla – silti työ tehdään aina huolella ja kestävillä ratkaisuilla niin ettei jälkipaikkailuja ole tarvinnut tehdä ja kokonaisuus säilyy selkeänä. ”Aidosti tulee sellainen tunne, että kaikki tiimin jäsenet ovat sydämellään mukana ratkaisemassa meidän raportointihaasteitamme”, Lampinen toteaa.

fiFinnish