QuickBI

Boreal – Excel-raportoinnista automaattisiin päivityksiin

Boreal painiskeli useamman datalähteen yhdistämisongelmien ja työläiden manuaalisesti päivitettävien Excel-raporttien kanssa, kunnes löysi yhteistyökumppanikseen QuickBI:n keväällä 2020. QuickBI:n tietovaraston ja integraatioiden avulla raportointi on saatu sujuvammaksi ja relevantit tiedot helposti ja visuaalisesti kunkin niitä tarvitsevan käyttöön.

Boreal logo

Boreal Kasvinjalostus Oy on tuotekehitysyritys, joka jalostaa laadukkaita ja satoisia peltokasvilajikkeita suomalaisiin viljelyolosuhteisiin ja kotimaisten sadonkäyttäjien tarpeisiin. Borealin lajikkeilla viljellään yli 60 % Suomen pelloista. Yhtiön liiketoiminnalle tuo oman lisämerkityksensä se, että työllään se turvaa ja parantaa kotimaisen ruoantuotannon edellytyksiä.

Tätä artikkelia varten haastattelussamme olivat Borealin talousjohtaja Terhi Tuomi sekä IT-järjestelmistä ja -sovelluksista vastaava Janne Kaarto.

Työläästä Excel-raportoinnista automaattisiin päivityksiin

Borealilla on käytössä useampia IT-järjestelmiä, joihin kertyy tärkeää dataa liiketoiminnan eri osa-alueilta. Tiedot eivät aina ole raportoinnin kannalta ihanteellisimmassa muodossa, eikä niiden yhdistäminen muiden järjestelmien tietojen kanssa useinkaan ole suoraviivaista. Borealilla kaivattiin eri lähteiden datasta monipuolisempia ja visuaalisempia raportteja mm. päätöksenteon tueksi. Ketterämpää datan yhdistämistä ja muokkaamista kaivattiin myös laskutuksen koostamiseen.

Selkeyttä ja visuaalisuutta haettiin vuosikausien ajan yksinkertaisesti kokoamalla tarvittavat tiedot eri lähteistä Excel-tiedostoihin. Raportointi ennen QuickBI:tä oli siis käytännössä pitkälti käsin tehtävää työtä, Kaarton mukaan ”vanhojen Access-scriptien pyörittelyä” ja ”leikkaa-liimaa” -Excel-raportointia, useiden Excel-taulujen yhdistämistä jonkin näköiseksi raportiksi täysin manuaalisesti.

Helpotusta näihin hankaluuksiin toi taloushallinnossa käytetyn Lemonsoftin ja joidenkin muiden, lähinnä juuri taloushallintoon liittyvien datalähteiden integroiminen QuickBI:n tietovarastoon. Nyt QuickBI:n järjestelmään kertyy automaattisesti monenlaista tarpeellista dataa erilaisia raportteja ja laskutusta varten. Borealin omien järjestelmien lisäksi dataa tuodaan jonkin verran myös talon ulkopuolelta saaduista Excel-tiedostoista.

Boreal käyttää nyt raportoinnissaan QuickBI:n sovellukseen upotettuja Tableau-visualisointeja. Raportteja paljon tarvitsevat ja käyttävät pitävät niiden visuaalisuudesta ja helppokäyttöisyydestä. Automaattinen päivittyminen on erityisen tervetullutta aiemman Excel-askartelun sijaan. Tuomi kertoo, että joitakin raportteja tulee seurattua huomattavasti enemmän nyt, kun tietojen koostaminen ei enää vaadi tuntikausien käsityötä. Tiheämmät katsaukset dataan pitävät ajan tasalla tilanteen kehittymisestä ja antavat mahdollisuuden miettiä korjaavia toimenpiteitä.

QuickBI:n raporteista monenlaista hyötyä

QuickBI:n luomat raportit ovat tavalla tai toisella käytössä koko talossa, mutta käyttö painottuu vahvasti toimiston puolelle. Erityisesti taloushallinnon, markkinoinnin sekä johtoryhmän päivittäinen työ nopeutuu ja tehostuu QuickBI:n tekemien raporttien avulla.

QuickBI on rakentanut eri rooleissa työskenteleville omia raportteja heidän tarpeidensa pohjalta ja näin on helpotettu monen peruskäyttäjän töitä. Helposti saatavilla olevasta, vain relevantit tiedot sisältävästä, nopeasti tulkittavasta ja automaattisesti päivittyvästä raportista voi koitua huomattavia säästöjä ja hyötyä, vaikka raportti olisikin vain yksittäisen käyttäjän tai pienen piirin käytössä.

Lemonsoft-dataa käyttävistä perusraporteista pystytään vaivattomasti seuraamaan Borealin tärkeimpiä tunnuslukuja. Näihin kuuluu mm. eri kasveille ja prosesseille käytetyt työtunnit, joista kerätään kuukausittain tarkat tiedot. Tämä data on myös luonnollinen lähtökohta kustannuslaskennalle eli sille mitkä kasvit on kannattavaa pitää ohjelmassa.

Borealin johdolla ja markkinoinnilla ei aiemmin ollut juuri muuta dataa johon tukeutua kuin taloushallinnon heille kasaamat Excel-tiedostot. QuickBI:n käyttöönoton ja uusien raporttien myötä he ovat saaneet tonni- ja euro-dataa paremmin käyttöönsä. Heidän on myös mahdollista itse palastella tarvitsemiaan tietoja haluamaansa muotoon.

Boreal - Rukiit kasvihuoneella

Useasta järjestelmästä manuaalisesti koottuihin raportteihin verrattuna QuickBI:n raporteista on usein muutoinkin helpompi kaivaa esille haluttu dimensio tai näkökulma. Tämä saattaa olla tarpeen vaikkapa silloin, kun mietitään prosessien kehittämistä.

Joitakin raportteja tuotetaan Borealilla julkaistavaksi ulkopuolisille tahoille. Toisia taas laaditaan ulkopuolisten lähteiden datasta, esimerkiksi Luonnonvarakeskuksen julkisista tietolähteistä. Tätä kautta saadaan koostettua käyttökelpoisessa muodossa olevaa lisätietoa vaikkapa kasvikohtaisista viljelypinta-aloista myynnin ja markkinoinnin tueksi.

Tuomi mainitsee ulkoa tulevaa dataa käsittelevistä raporteista tärkeimpänä rojaltien laskutusraportin. Raportti käy läpi suuren määrän ulkopuolista dataa ja koostaa tarvittavat tiedot vietäväksi Lemonsoftin laskutukseen. QuickBI:n avulla raportti saadaan nykyään tehtyä nopeasti ja luotettavasti.

Koko talon käytetyimpiä raportteja on yhtiön noin 70 hengen henkilöstön sisältävä läsnäolokalenteri. Kalenteria päivitettiin aluksi käsin kokoamalla tiedot sähköposti-ilmoituksista Excel-taulukkoon. Koska lomat ja muut poissaolotiedot kerätään ja käsitellään Lemonsoftissa, tiedot voidaan nyt tuoda sieltä QuickBI:n järjestelmään ja muuntaa sopivaan muotoon kaikkien nähtäville. QuickBI:n ja Microsoft Power Automate’n yhteispelillä läsnäolokalenteri päivittyy kerran vuorokaudessa automaattisesti Sharepoint-alustalla toimivaan intranettiin. Nyt esihenkilöt näkevät yhdellä silmäyksellä töissä olevat työntekijät sillä viikolla ja esimerkiksi lomakaudella jopa useaksi viikoksi etukäteen. Tuomi toteaa läsnäolokalenterin olevan juuri sellainen raportti, jota ei aiemmin osattu oikeastaan edes kaivata, mutta jota ilman ei kukaan enää tule toimeen.

Yhteisenä tavoitteena yhä tehokkaampi raportointi

Borealin raporttikehityksessä keskiössä on ollut manuaalisen työn vähentäminen. QuickBI:n käyttöönoton jälkeen työläimmistä Excel-raporteista onkin yksi kerrallaan päästy pikkuhiljaa eroon. Tuomi uskoo silti että säästöjä ja hyötyä on saavutettavissa lisääkin, jopa suhteellisen vähällä vaivalla, kun vain selvitetään oikeat kohteet. Jo käytössä olevia raporttejakin voidaan jatkokehittää, kun nähdään minkälaiset muutokset olisivat tarpeen. Mietintään saatetaan myös laittaa, olisiko joidenkin raporttien käyttäjäoikeuksia hyvä lisätä tai jotain tiettyä dataa jakaa nykyistä laajemmin.

Kaarto kertoo, että raporttien kehittämisessä ja uusien luomisessa pääpaino tulee jatkossakin olemaan taloushallinnon puolella. Lisäksi markkinoinnin avuksi ja tehostamiseksi tullaan varmasti työstämään raportteja. Kehityssuunnitelmia on myös jalostusjärjestelmän datan raportointiin liittyen, mutta tämän suhteen ollaan vasta aivan alussa.

Boreal - Koeruutujen puinti

Pohdinnassa on jo pidempään ollut varastonhallintajärjestelmien uusiminen. Tällä hetkellä käytössä on itse rakennettu varastojärjestelmä jalostuksen puolella, kun taas siemenkeskuksen varastonhallinta toimii Lemonsoftissa. Borealilla on päädytty siihen, ettei kumpaakaan ole järkevää korvata kolmannen osapuolen järjestelmällä, sillä uuden räätälöiminen tarpeita vastaavaksi veisi turhan paljon aikaa ja rahaa. Molempia on sen sijaan pyritty jatkokehittämään, ja kun päästään toivotulle tasolle, myös raportointia on tarkoitus hienosäätää. QuickBI:n Lemonsoftiin tekemän integraation ansiosta siemenvaraston data onkin jo käytettävissä, kun raportteja päätetään lähteä työstämään.

Molemmat haastateltavat kehuvat, että yhteistyö QuickBI:n kanssa on sujunut erittäin jouhevasti ja yhteydenpito on ollut mutkatonta. Kehitystoiveisiin reagoidaan QuickBI:llä nopeasti ja uusia raportteja tai paranneltuja versioita vanhoista syntyy sitä mukaa, kun tarpeita niille ilmenee. Borealin raportointia kehitetään siis jatkossakin yhä tehokkaammaksi ja kattavammaksi QuickBI:n avulla.